Informationsmanagement

Der Umgang, die Speicherung und die Verifizierung von Informationen, gehört zur täglichen Aufgabe eines Betriebes. Gerade in Zeiten der omnipräsenten und die Haltung der Bevölkerung beeinflussenden sozialen Medien, ist ein sensibler Umgang mit Informationen essenziell.

Der transparente Umgang mit gesicherten Informationen dient innerhalb eines Forstbetriebes zur optimierten Entscheidungsfindung. Bezogen auf die Grundausrichtung eines Betriebs, sind unterschiedliche Informationen auch unterschiedlich relevant. Ein wirtschaftender Forstbetrieb, der nicht der Liebhaberei unterliegt, hat beispielsweise ein besonderes Interesse an belastbaren Informationen zum Holzmarkt. Die Fülle an potenziell wichtigen Informationen ist extrem vielfältig. Dazu zählen Inventur und Planungsdaten (Forsteinrichtungswerke, FFH-Managementpläne usw. …), Personalinformationen (Personalakten etc. …), und Informationen, die zukünftige Investitionen bedingen (Marktatanalyse, Investitionsplan). [1]

Damit die Informationen koordiniert an den richtigen Stellen und bei den richtigen Personen ankommen, ist eine funktionierende Kommunikationsebene herzustellen. Beispielsweise sind monatliche Planungstreffen mit den jeweiligen Arbeitsgruppen, deren Themen vermehrt Schnittstellen besitzen ein probates Instrument. Aus Gründen der ganzheitlichen Planung, mit dem angenehmen Synergieeffekt des gesteigerten Gruppenzugehörigkeitsgefühls, sollten jedoch Planbesprechungen auf Gesamtbetriebsebene auf keinen Fall unterbewertet werden. Dort können alle Themen behandelt werden und arbeitsteilig gelöst werden. Ein gängiges Beispiel dafür sind große Betriebe (z. B. Forstamt) mit mehreren Revieren, bei denen Zentralverträge zu erfüllen sind und Mehr- oder Mindermengen aufgefangen werden können. [1]

Damit die quantitative und qualitative Bereitstellung von Informationen gewährleistet werden kann, müssen Mitarbeiter aufgabenbezogen geschult werden, die zeitnahe Versorgung der Mitarbeiter und Entscheidungsträger mit den notwendigen Informationen muss sichergestellt werden und die einzelnen Organisationsmitglieder müssen in die Organisation integriert werden.

Zu den fortwährenden Aufgaben eines Betriebes gehört, zur Prozessoptimierung, dass etwaige Kommunikationsstörungen identifiziert und aufgelöst werden. Wesentlicher Bestandteil eines funktionierenden Informationsmanagements ist daher ein leistungsstarkes Informationssystem.

Ein weiterer und nicht weniger wesentlicher Faktor bei der Informationsverarbeitung ist die Informationsbeschaffung in Kombination mit der Informationsbewertung. Informationen müssen Wahr (valide), verlässlich, hinreichend genau, vollständig, aktuell, nützlich, anwendertauglich, kosteneffizient sein.

Die Gewichtung der einzelnen Kriterien unterscheidet sich von Betrieb zu Betrieb. Personenbezogene Daten müssen besonders sensibel behandelt werden.

Für die betriebliche Informationsbereitstellung (internen und extern) sind Zuständigkeiten zu definieren, die die Beschaffung und Archivierung der Informationen zuständig sind. Wenn der Personenkreis nicht sinnvoll begrenzt werden kann, dann muss ein transparentes und nachvollziehbares Ablagesystem etabliert werden, damit die Informationen in der Aktenstruktur platziert und wiedergefunden werden können. Ein wesentlicher Vorteil davon ist, dass bei Personalwechseln der Informationsverlust begrenzt wird. [1]

[1] Oesten, G., und A. Roeder. //Management von Forstbetrieben.// Lehrbuch Band II, Skript, Freiburg: Institut für Forstökonomie in Freiburg, 2012